ถ้าพื้นที่ในอีเมล Lotus Notes ใกล้เต็ม แต่ไม่อยากที่จะลบอีเมลแต่อยากให้เก็บเมลถาวร การจัดเก็บอีเมลหมายถึงการคัดลอกข้อความไปยังตำแหน่งอื่นในคอมพิวเตอร์ของคุณ เรียนรู้วิธีการเก็บข้อมูล Lotus Notes เพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในบัญชีของคุณในขณะที่บันทึกอีเมลต้นฉบับ นอกจากนี้ยังช่วยให้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ของคุณทำงานที่ประสิทธิภาพสูงสุด จะมีวิธีการ Archive อยู่สองแบบ คือ 1. Archive Now 2. Archive Select Documents
 แบบที่ 1. Archive Now
  ขั้นตอนที่: 1 เปิด Mailfile
  ขั้นตอนที่: 2 ไปที่ Actions -> Archive -> Archive Now

  ขั้นตอนที่: 3 คลิก "Yes"

  ขั้นตอนที่: 4 จะเริ่มต้นทำการ Archive และจะเห็นข้อความด้านล่างในแถบสถานะของคุณ

  ขั้นตอนที่: 5 ผู้ใช้สามารถเปิด Archive ที่เก็บได้จากด้านซ้ายของ Notes Client

  ขั้นตอนที่: 6 ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารที่ Archive ไว้ในโฟล์เดอร์ได้


หมายเหต: Archive Now และ Schedule Archive จะคล้ายกันและใช้เกณฑ์ที่เปิดใช้งานทั้งหมด ข้อแตกต่างระหว่างพวกเขาคือ Archive Now ที่ดำเนินการโดยผู้ใช้และตั้งเวลาจัดเก็บข้อมูลโดยอัตโนมัติตามกำหนดเวลา
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
เลือกเอกสารที่ต้องการ Archive การจัดเก็บเอกสารประเภทนี้จะเก็บเอกสารที่ผู้ใช้เลือกอย่างชัดเจน ขั้นตอนในการ Archive:   ขั้นตอนที่: 1. เปิดไฟล์จดหมายของคุณ   ขั้นตอนที่: 2. เลือกเอกสารที่จะเก็บถาวร   ขั้นตอนที่: 3. ไปที่ "การดำเนินการ -> เก็บเอกสาร -> เก็บเอกสารที่เลือกไว้"
  ขั้นตอนที่: 4. คลิก "Yes"

  ขั้นตอนที่: 5. ตอนนี้คุณจะได้รับแจ้งให้เลือกเกณฑ์ที่ใช้งานได้ และ คลิก 'OK': ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารที่ Archive ได้ในฐานข้อมูลที่เก็บถาวร กำหนดเวลาการทำ Archive ผู้ใช้สามารถควบคุมระยะเวลาในการจัดเก็บหากตั้งค่าอีเมลให้ใช้การ Archive ตามไคลเอนต์ผ่านเกณฑ์ที่ผู้ใช้สร้างไว้ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้สามารถเลือกวันและเวลาในการ Archive และระบุตำแหน่งที่จะเรียกใช้ตารางเวลาที่ Archivec ในกรณีนี้ผู้ใช้ต้องเก็บโน้ตบุ๊กของตนไว้เพื่อให้การจัดเก็บสามารถทำได้ตามตารางเวลา หมายเหตุ: เมื่อมีการตั้งค่าอีเมลของผู้ใช้เพื่อใช้การ Archive ตามเซิร์ฟเวอร์ผู้ใช้จะไม่สามารถควบคุมตารางเวลาได้ การเก็บถาวรจะดำเนินการทุกคืนโดยเซิร์ฟเวอร์ Domino ผู้ใช้สามารถปิดระบบโดยไม่รบกวนการ Archive ขั้นตอนในการกำหนดค่าการ Archive ตามเวลาที่กำหนด: เปิดไฟล์เมลของคุณและสร้างและเกณฑ์การเปิดใช้งาน Archive คลิก “Actions > Archive > Settings > Schedule”. เลือก “Schedule archiving”. เลือกเวลาจากฟิลด์ "Run at" โดยคลิกที่ไอคอนนาฬิกาลากไปตามเวลาที่คุณต้องการจากนั้นคลิกเครื่องหมายถูก หมายเหตุ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบของคุณเปิดใช้งานทุกวันในขณะนี้ คุณสามารถออกจาก mailfile ของคุณได้ แต่อย่าปิด Notes Client เลือกวันทั้งหมดที่คุณต้องการให้เก็บถาวร Optional: ให้เลือก "ตำแหน่งใด ๆ " หรือคลิก "ตำแหน่งเฉพาะ" และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการให้เก็บถาวร คลิก "OK" ขณะนี้เอกสารจะถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติตามตารางเวลา หมายเหตุ: กำหนดการจัดเก็บและที่เก็บถาวรตอนนี้คล้ายกับแต่ละอื่น ๆ และใช้เกณฑ์ที่เปิดใช้งานทั้งหมด ข้อแตกต่างระหว่างพวกเขาคือ Archive Now ที่ดำเนินการโดยผู้ใช้และตั้งเวลาจัดเก็บข้อมูลโดยอัตโนมัติตามกำหนดเวลา  แบบที่ 2. Archive Select Documents
  ขั้นตอนที่: 1. เข้าสู่ระบบ
  ขั้นตอนที่: 2. คลิก เมล ที่เมนูหลัก
  ขั้นตอนที่: 3. เลือก "Actions" จากเมนูหลัก แล้วคลิก "Archive" และคลิก "Setting"
  ขั้นตอนที่: 4. คลิก "Criterria" กดปุ่ม "Create"
  ขั้นตอนที่: 5. พิมพ์ชื่อที่สำหรับที่เก็บอีเมลของคุณ คลิก "OK." ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "Enable this criteria" คลิกปุ่ม "Selection Criteria"
  ขั้นตอนที่: 6. เปลี่ยนการเลือก criteria จาก "Not modified in more than" ถึง "Selected by user." คลิกที่ปุ่ม "OK" เพื่อปิดหน้าต่างคลิกปุ่ม "OK" สองครั้งเพื่อปิดหน้าต่างอื่น
  ขั้นตอนที่: 7. คลิกตัวเลือก "Mail" ในเมนูหลัก
  ขั้นตอนที่: 8. คลิกที่ Mail ที่คุณต้องการเก็บถาวร เครื่องหมายถูกจะปรากฏถัดจากข้อความที่คุณเลือก
  ขั้นตอนที่: 9. คลิกที่ "Actions" ในเมนูหลัก เลือก "Archive" จากนั้นคลิก "Archive Selected Documents" ในเมนูแบบเลื่อนชั้น
  ขั้นตอนที่: 10. คลิกปุ่ม "OK" ในหน้าต่าง "Move to Archive Destination" ที่ปรากฏขึ้น

Jeje
เป็นผู้ที่มีความสนใจในเทคโนโลยีไอที และ Opensource เช่น Linux OS, CentOS, Zimbra, Zental